E-Rechnung in Österreich: ebInterface für Rechnungen an den Bund

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung im engeren Sinn ist kein PDF, sondern eine strukturierte Datei (XML), die das System des Empfängers automatisch verarbeiten kann. In Österreich ist dafür ebInterface der nationale Standard; daneben wird über das europäische Peppol-Netzwerk das Format UBL verwendet.

Wer E-Rechnungen schicken muss

• Bund: Vertragspartner von Bundesdienststellen müssen Rechnungen seit 1. Jänner 2014 ausschließlich in elektronisch strukturierter Form einbringen. Papier- oder PDF-Rechnungen werden nicht mehr angenommen.
• Länder und Gemeinden: Für sie besteht derzeit keine Einbringungspflicht; das System e-Rechnung.gv.at steht aber auch anderen öffentlichen Stellen zur Verfügung.
• Zwischen Unternehmen: In Österreich derzeit keine Pflicht. Elektronische Rechnungen sind Papierrechnungen gleichgestellt, wenn der Empfänger zustimmt.

Wie die E-Rechnung zum Bund kommt

Eingebracht wird über das Unternehmensserviceportal (USP) mit e-Rechnung.gv.at oder über das Peppol-Netzwerk. Die bestellende Dienststelle teilt Ihnen dafür eine Auftragsreferenz mit, die auf der Rechnung angegeben werden muss.

ebInterface mit Vidinus

1. Rechnung wie gewohnt erstellen und die Auftragsreferenz der Dienststelle im Feld „Referenznummer“ eintragen.
2. Rechnung fertigstellen.
3. Im Menü „E-Rechnung (ebInterface, AT)“ wählen – Vidinus erzeugt die XML-Datei (ebInterface 6.1). Fehlen dafür Angaben, etwa eine vollständige Anschrift, zeigt Vidinus sie vorher an.
4. Die Datei im Unternehmensserviceportal bei e-Rechnung.gv.at hochladen.

Das funktioniert für Rechnungen und Gutschriften und ist im Tarif ohne Aufpreis enthalten. Den Versand an das USP oder über Peppol übernimmt Vidinus nicht selbst – Sie laden die Datei dort hoch.