Rechnung erstellen in Österreich: Pflichtangaben und Ablauf

Pflichtangaben bei Rechnungen über 400 € (brutto)

1. Name und Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmens
2. Name und Anschrift des Kunden (Leistungsempfänger)
3. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
4. Tag der Lieferung bzw. Leistung oder der Leistungszeitraum
5. Entgelt (Nettobetrag) und anzuwendender Steuersatz – bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf
6. der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag
7. Ausstellungsdatum
8. eine fortlaufende Rechnungsnummer
9. die UID-Nummer des leistenden Unternehmens

Rechnungen über 10.000 €: zusätzlich die UID des Kunden

Übersteigt der Gesamtbetrag 10.000 € (inkl. USt.) und geht die Leistung an ein anderes Unternehmen, muss zusätzlich die UID-Nummer des Kunden auf der Rechnung stehen.

Kleinbetragsrechnung bis 400 € (brutto)

Bei Rechnungen bis 400 € inklusive Umsatzsteuer genügen vereinfachte Angaben:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
• Menge und Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
• Tag bzw. Zeitraum der Lieferung oder Leistung
• Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer und Steuersatz
• Ausstellungsdatum

Besondere Hinweise auf der Rechnung

• Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und geben einen Hinweis auf die Steuerbefreiung an – Details unter Kleinunternehmer-Rechnung.
• Reverse Charge (Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern): keine Umsatzsteuer, Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld, UID-Nummern beider Unternehmen.
• Rechnungen an den Bund müssen als strukturierte E-Rechnung eingebracht werden – siehe E-Rechnung.

Fristen und Aufbewahrung

Gegenüber Unternehmen ist die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen (bei innergemeinschaftlichen Leistungen gelten kürzere Fristen). Eine Kopie jeder Rechnung ist sieben Jahre aufzubewahren.

Rechnung erstellen mit Vidinus in vier Schritten

1. Firmendaten einmal hinterlegen: Name, Anschrift, UID-Nummer, Bankverbindung und Logo stehen danach auf jedem Beleg.
2. Kunde wählen oder anlegen: Anschrift und – falls vorhanden – UID-Nummer des Kunden werden übernommen.
3. Positionen erfassen: Artikel aus dem Artikelstamm übernehmen oder frei eingeben, Leistungsdatum oder -zeitraum und Zahlungsziel festlegen. Netto, Umsatzsteuer und Brutto rechnet Vidinus.
4. Fertigstellen und versenden: Vidinus vergibt die nächste fortlaufende Nummer, erzeugt das PDF in Ihrem Design und verschickt es auf Wunsch per E-Mail. Fertiggestellte Rechnungen sind unveränderbar und können nur storniert werden.