XRechnung für Auftraggeber in Deutschland

Was die XRechnung ist

Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931 – eine XML-Datei, die der Empfänger automatisch verarbeiten kann. Vidinus erzeugt die XRechnung in Version 3.0 (Syntax UN/CEFACT CII).

Rechnungen an Bundesbehörden

• Seit 27. November 2020 gilt die E-Rechnungsverordnung des Bundes: Rechnungen an Bundesbehörden sind elektronisch zu stellen.
• Ausgenommen sind unter anderem Direktaufträge bis 1.000 € netto.
• Der Standard ist die XRechnung; andere Formate nach EN 16931 sind unter Bedingungen zulässig.
• Jede Rechnung braucht die Leitweg-ID der Behörde. Eingereicht wird über die Rechnungseingangsplattform des Bundes (nach Registrierung) oder über Peppol.
• Länder und Kommunen haben eigene Regelungen.

E-Rechnung zwischen Unternehmen in Deutschland

• Seit 1. 1. 2025 müssen in Deutschland ansässige Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
• Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: bis Ende 2026 für alle, bis Ende 2027 für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz; danach ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen Pflicht.
• Zulässig sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL).
• Rechnungen bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnungen) sind ausgenommen.
• Die Pflicht betrifft Unternehmen mit Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte in Deutschland. Ein österreichisches Unternehmen ohne Niederlassung in Deutschland ist davon laut Bundesfinanzministerium grundsätzlich nicht erfasst – deutsche Kunden können eine XRechnung trotzdem wünschen.

XRechnung mit Vidinus

1. Die Leitweg-ID der Behörde (bzw. die Referenz Ihres Kunden) im Feld „Referenznummer“ der Rechnung eintragen.
2. Rechnung fertigstellen.
3. „E-Rechnung (XRechnung, DE)“ wählen und die XML-Datei herunterladen – fehlende Angaben zeigt Vidinus vorher an.
4. Die Datei über die Rechnungseingangsplattform der Behörde einreichen oder dem Kunden übermitteln.

Vidinus erzeugt die XRechnung für Rechnungen und Gutschriften. ZUGFeRD-Dateien erstellt Vidinus nicht, und die Übermittlung an die Plattform oder über Peppol übernehmen Sie selbst.

Unternehmen mit UID-Nummer aus einem anderen EU-Land – auch aus Deutschland – buchen Vidinus ohne österreichische Umsatzsteuer (Reverse Charge): 90 € netto pro Jahr.